Der Drucker, der nicht mehr scannt

Der Multifunktionsdrucker verschickt keine Scans mehr. Kein Fehler auf dem Display, oder einer, der nichts sagt. Das Gerät ist nicht defekt — es meldet sich mit Benutzername und Passwort an, und genau das nehmen die grossen Anbieter Schritt für Schritt aus dem Betrieb.

Warum das passiert

Eine Anmeldung nur mit Passwort lässt sich weder mit einem zweiten Faktor absichern noch nachvollziehbar einschränken. Wer diese Zugangsdaten hat, kann im Namen des Unternehmens Mail verschicken — und Kopiergeräte sind selten der Ort, an dem Passwörter gut aufgehoben sind. Das Gerät tut also, was es immer tat. Verändert hat sich die Gegenseite.

Die drei Wege, die funktionieren

Scan in einen Ordner statt in die Mail. Das Gerät legt die Datei auf einem Netzlaufwerk ab, die Mail schreibt danach ein Mensch. Klingt nach Rückschritt und ist in kleinen Betrieben oft der ruhigste Weg: kein Konto, kein Passwort, keine Umstellung beim nächsten Mal.

Ein Relais mit fester Adresse. Der Mailanbieter nimmt Nachrichten von der festen IP-Adresse des Geschäftsanschlusses entgegen, ohne Anmeldung. Sauber, solange die Adresse fest ist — bei wechselnder IP fällt es irgendwann still aus.

Ein Gerät, das die moderne Anmeldung beherrscht. Neuere Modelle können das. Ältere bekommen es per Firmware selten nach.

Was nicht hilft

Ein eigenes Postfach mit einfachem Passwort anlegen und hoffen. Das ist genau die Konstruktion, die gerade abgeschaltet wird — sie hält bis zur nächsten Änderung, und dann klingelt dasselbe Telefon wieder.

Wer eine Mailumstellung plant, setzt den Drucker auf die Liste, bevor umgestellt wird. Siehe Microsoft 365 in Etappen umziehen.