Warum Ihre Rechnungen im Spam landen

Der Ablauf ist immer derselbe: Die Rechnung ging raus, im Postausgang steht sie, beim Empfänger kam nie etwas an. Vier Wochen später die Mahnung, dann ein unangenehmes Telefonat. Nicht zugestellt ist teurer als nicht verschickt — beim einen fragt jemand nach, beim anderen niemand.

Drei Einträge, die darüber entscheiden

SPF ist eine Liste: Diese Server dürfen Mail für Ihre Domain verschicken. Steht der Absender nicht drin, ist die Mail verdächtig.

DKIM ist eine Unterschrift, die der Server an jede Mail hängt. Der Empfänger prüft sie gegen einen Schlüssel im DNS und weiss dann, dass unterwegs nichts verändert wurde.

DMARC sagt, was passieren soll, wenn eines von beiden nicht stimmt: ignorieren, in den Spam, oder abweisen. Ausserdem lässt sich damit anfordern, dass Berichte über abgelehnte Mails zurückkommen.

Grosse Anbieter behandeln Absender ohne diese Einträge seit Jahren zunehmend streng. Wer sie nicht hat, wird nicht abgewiesen — er landet einfach im Spam, still.

Der Fehler, der am häufigsten dahintersteckt

Nicht das Fehlen der Einträge, sondern deren Unvollständigkeit. Rechnungen gehen über die Buchhaltungssoftware, Newsletter über einen Versanddienst, das Kontaktformular über den Webserver — und im SPF-Eintrag steht nur der Mailanbieter. Alle drei anderen Wege sehen für den Empfänger aus wie Fälschungen.

Wie sich das prüfen lässt

Eine Mail an eine Adresse bei einem grossen Anbieter schicken und im Empfangenen die Kopfzeilen anschauen: Dort steht bei jedem der drei Punkte pass oder fail. Das dauert fünf Minuten und beantwortet die Frage abschliessend.

Danach wird jeder Weg einzeln eingetragen. Eine Stunde Arbeit, einmalig — und sie erklärt rückwirkend eine ganze Reihe von Missverständnissen.